Onboarding – wie es Unternehmen den „Neuen“ einfacher machen können
Wer kennt es nicht, jedes Unternehmen steht ab und zu vor der Herausforderung neue Mitarbeitende einzuarbeiten. Dies erfordert einiges an Zeit, Geld und Engagement. Es liegt daher im besten Interesse jedes Unternehmens, neue Mitarbeitende zu halten.
Ist der Vertrag unterschrieben, ist die erste Hürde geschafft. Und dann? Jeder „Neue“ möchte ein bisschen an der Hand genommen werden. Ein Neustart ist immer aufregend und emotionsbehaftet. Vorfreude, Hoffnungen und Erwartungen, vielleicht auch Unsicherheiten oder Ängste wie: „Kann ich das überhaupt, schaff ich das auch wirklich“ begleiten uns. Nicht nur für den neuen Mitarbeitenden, auch für den Arbeitgeber birgt der Start neue Herausforderungen.
Alle, das Unternehmen, das bestehende Team und auch der neue Mitarbeitende haben das gleiche Ziel, schnell einleben, effizient einarbeiten, sich wohlfühlen. Bei der Umsetzung der gemeinsamen Ziele fehlt es aber oft an Koordination und der Definition der Verantwortlichkeiten, um die zweite Hürde mühelos zu schaffen. Deshalb empfiehlt es sich, dass sich Unternehmen mit dem Onboarding Prozess auseinandersetzen. Wenn die neuen Mitarbeitenden strukturiert in das Unternehmen, die Gegebenheiten und in die Do’s und Don‘ts eingeführt werden, löst das bei den neuen Kollegen ein positives Gefühl aus. Die Motivation ist von Anfang an voll da und es ist für die „Neuen“ einfacher, sich schnell zurechtzufinden und produktive Arbeit zu leisten.
Onboarding Prozess
Der Onboarding Prozess dient dazu, neue Mitarbeitende „an Bord zunehmen“. Der Prozess beginnt bereits bei der Rekrutierung und beinhaltet die komplette Eingliederung.
Eine enge Mitarbeiterbindung, Identifikation mit der Unternehmenskultur, höhere Arbeitsproduktivität und soziale Eingliederung gehören zu den Hauptzielen des Onboarding-Prozesses. Erst wenn Mitarbeitende vollständig in das Unternehmen integriert sind, waren die Rekrutierung und somit auch der Onboarding-Prozess erfolgreich.
Bereits in der Probezeit scheitern viele Arbeitsverhältnisse, was Unternehmen aus finanziellen und effizienten Gesichtspunkten vermeiden wollen.
Phase der Vorbereitung (Proboarding)
Das Unternehmen muss zuerst einen fundierten Onboarding-Prozess entwickeln und definieren, worauf Wert gelegt wird und was neuen Mitarbeitern vermittelt werden soll.
- Was ist der erste Eindruck, den das Unternehmen bei Mitarbeitenden hinterlassen möchte?
- Was müssen neue Mitarbeitende über die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld wissen?
- Wie sehen Geschäftsprozesse aus und welche Rolle spielen neue Mitarbeitende darin?
- Welche Ziele werden für den Mitarbeitenden angesetzt?
- Welche Onboarding Tools stehen zur Verfügung (Einführungsseminare, Organisationshandbuch, Einführungsprozess etc.)
Vorbereitungen, bevor Mitarbeitende starten
Vor dem ersten Arbeitstag, eigentlich schon bei Vertragsunterzeichnung, beginnt der Onboarding-Prozess. Es müssen alle Vorkehrungen für einen positiven und reibungslosen Ablauf getroffen werden.
Die Mitarbeitenden müssen wissen, wann und wo der erste Arbeitstag beginnt, wie der Dress Code ist und welche Materialien benötigt werden. Zudem muss das Unternehmen die Infrastruktur, das Log-in, Geschäftsschlüssel, ein und die Planung der Einführung vorbereiten. Auch über ein Willkommensgeschenk freut sich jeder neue Mitarbeitende.
Phase der Orientierung
- Arbeitstag
Der erste Arbeitstag ist «match entscheidend», denn wie eingangs erwähnt - der erste Eindruck zählt. Eine nette Begrüssung, eine Vorstellungsrunde und ein erster gemeinsamer Lunch steuern viel dazu bei, sich willkommen zu fühlen.
- Monat
Vor allem in den ersten Wochen der Onboarding-Zeit geht es darum, die neuen Kollegen kennenzulernen, sich mit den Aufgaben und der Organisation vertraut zu machen. Wird eine verantwortliche Person für den Einführungsprozess definiert, ergibt sich gleich eine Ansprechperson für alle Themen und Fragen. Zudem hilft es, den Neuzugang besser im Team zu integrieren.
Gerade in der Anfangszeit ist Feedback ein wichtiges Tool. Es bietet sich an, jede Woche eine kurze Feedbackrunde zu terminieren. Dabei haben Vorgesetzte die Möglichkeit, Inputs zu geben und auch dem neuen Mitarbeitenden wird so die Möglichkeit geboten, sein Wohlbefinden zu äussern.
Phase der Integration
Für die meisten Unternehmen endet das Onboarding nach der Probezeit oder spätestens nach sechs Monaten. Dabei benötigen Mitarbeitende oft länger Zeit für sich zu definieren, ob sie mit der neuen Aufgabe zufrieden sind und ob sie im Unternehmen bleiben oder nicht.